Hace seis años Gasi Fayad, director general de Expert Data, detectó en la administración de documentos un atractivo nicho de negocios, particularmente en la región norte del país, donde pocos podían satisfacer la demanda. A partir de ese entonces comenzó a capacitar personal y a certificarlo en las soluciones del proveedor Laserfiche para complementar su portafolio con productos de digitalización de documentos Kodak y Fujitsu.

Por su desempeño y ventas logradas, este distribuidor es actualmente uno de los asociados regionales más valiosos para Laserfiche y, por lo mismo, Fayad ha sido invitado por dos años consecutivos a la reunión "Winners Circle", en la que el fabricante conjunta a sus 50 socios más importantes a nivel mundial.

Infochannel (I): ¿Cómo fue que se formó Expert Data?

Gasi Fayad (GF): Desde el 2003 nos dedicamos a la administración de documentos e iniciamos en la zona Norte del país porque detectamos una gran necesidad de las empresas de controlar sus archivos. En ese entonces había poca oferta de tales servicios, por lo que decimos incursionar como distribuidores de Kodak y Laserfiche con proyectos en el corredor industrial de la zona de Tamaulipas.

I: ¿Cómo está estructurada la compañía?

GF: Tenemos dos oficias (en Tamaulipas y Nuevo León) desde donde damos servicio a todo el país, especialmente a estados como Chiapas, Jalisco y Querétaro. Nuestro portafolio de servicios y soluciones de gestión documental inician con la asesoría sobre el manejo de información e integración de soluciones para gestionar archivos de trabajo, para la creación de flujos de trabajo, para la integración con aplicaciones de terceros, incluyendo la solución completa de Laserfiche con los módulos Workflow, Audit Trail, Web Access y los de mediana empresa como Río y Avante; también tenemos un buró de servicios para la digitalización de documentos (que pueden ir desde una hoja hasta un plano): Actualmente tenemos infraestructura Kodak y Fujitsu para digitalizar dos millones y medio de documentos diarios.

I: ¿Cómo detectaron el valor de negocio en este segmento?

GF: Empezamos una labor de investigación de las soluciones disponibles para el mercado y Laserfiche contaba incluso con servicios de soporte; adaptamos su herramienta en el Norte del país a fin de lograr las dos primeras implementaciones y poco después comenzamos a conseguir clientes para soluciones y servicios. Abrir mercado fue una labor de un año, a pesar de que la gestión documental tiene sólo nueve años en México y en la zona Norte del país no es tan conocida.

I: ¿Cómo se desempeñaba entonces el mercado del Norte?

GF: Durante los dos últimos años ha crecido la demanda de este tipo de soluciones y servicios, sobre todo por el bombardeo de publicidad que hemos hecho para concientizar a las empresas sobre el riesgo de no administrar su información y la importancia del respaldo digital de la misma. Hoy la demanda es creciente, a pesar de que aún falta convencer al mercado de que administrar y digitalizar documentos es una inversión y no un gasto; hace falta que el cliente vea el valor agregado alrededor de toda esta práctica.

I: ¿Cuáles son los mercados más demandantes para este tipo de soluciones?

GF: En la iniciativa privada las agencias aduanales y empresas de la construcción son los campos de mayor potencial, pues están obligadas a seguir regulaciones pare el control de documentos, pero también tenemos clientes importantes en maquila, alimentos, entre otros. Los gobiernos locales también se desempeñan bien en términos de negocios, aunque los clientes ideales son las empresas que generan un gran volumen de documentos.

I: ¿Han estudiado posibilidades de migrar a otras regiones del país?

GF: Tenemos la idea de abrir una nueva oficina en Guadalajara este año, pues un estudio nos indicó el potencial de mercado en la zona y también una ínfima oferta de parte de proveedores, quienes no cuentan con experiencia o infraestructura que se requiere para atender el mercado del Occidente.

I: ¿Cómo ha aportado valor a su negocio contar con estos socios?

GF: Los tres proveedores nos dan una imagen de solidez y respaldo ante el cliente; como socios evalúan tu desempeño y, a partir de ahí, te van ayudando a ser más autosuficiente. Hemos tenido mucho apoyo para realizar eventos, generar leads, compartir publicidad, etcétera.

I: ¿Cómo calificaría el desempeño de Expert Data en el 2009?

GF: Fue año difícil porque las empresas no querían invertir debido a la situación económica, pero aun con ello pudimos concretar varios proyectos; uno de ellos con la Secretaría de Educación y Cultura del Gobierno de Sonora en el primer semestre del año, donde se digitalizaron 20 millones y medio de documentos de información histórica desde 1930. Para la dependencia era importante resguardar esa información y poder consultarla de manera eficiente, reduciendo el número de copias y los trámites para su acceso.

Con una agencia aduanal se trabajó durante seis meses en el análisis de costos de impresión, pérdidas de documentos, tiempos de búsqueda de documentos, pruebas, demos y automatización de toda su operación para reducir tiempos de procesos. Acabamos de cerrar ese proyecto para arrancarlo en las siguientes semanas.

I: ¿Cuál fue su experiencia en el Winners Circle de Laserfiche?

GF: Es un privilegio llegar a ese punto, sobre todo al saber que -por segundo año consecutivo- somos los únicos invitados de Latinoamérica; es satisfactorio saber que cumplimos la meta y ser de los primeros en conocer las últimas novedades de ese proveedor que, por cierto, moverá sus oficinas de ventas a Hong Kong; también es una grata experiencia convivir con otros asociados a nivel mundial y compartir con ellos información de negocios, lo mismo que platicar con los ejecutivos de Laserfiche sobre estrategias de ventas y mercadotecnia.

I: ¿De esa información, cuál podrían adoptar este año en la compañía?

GF: Queremos cambiar la cultura de la administración de documentos, pues muchas empresas ven esto como gasto y no como inversión; eso funcionó en los dos últimos años en Estados Unidos. La labor de convencimiento no es sencilla; por eso hacemos pruebas para demostrar los ahorros que tendrá el cliente.

I: ¿Cuáles son sus planes para este año?

GF: Incrementar la plantilla de ventas y certificarla en la solución de gestión documental para ofrecer soluciones más completas en todos los módulos de la herramienta Laserfiche para ofrecer realmente un valor agregado.